Aprende aquí sobre el Certificado Digital en Chile

¿Conoces el significado de Certificación Digital SII?, ¿Consideras que es un requisito necesario para la gestión de tus trámites? Esas y otras interrogantes sobre el certificado digital son indispensables que sepas para la gestión adecuada de tus operaciones contables y tributarias.

Debido al auge tecnológico y al reciente incremento de las actividades online, las empresas se han incorporado a esta modalidad, también. Es por ello que un gran número de trámites funcionan bajo el modo digital. Y es que es innegable que facilita la realización de las operaciones tributarias como la facturación digital, cierre de negociaciones y contratos más rápido.

En este post, te vamos a explicar en qué consiste la Certificación Digital y por qué tu pyme la requiere para facilitar tu día a día contable y tributario.

¿En qué consiste la Certificación Digital?

La Certificación Digital es un requisito obligatorio con el que se efectúa las operaciones y transacciones contables y tributarias de la empresa vía online. Ahora bien, la Certificación Digital es en sí una firma digital o en su defecto un equivalente a una cédula de identidad. Está respaldada por el Servicio de Impuestos Internos (SII) y la tienden a utilizar las pymes y personas naturales.

En resumidas palabras, el certificado Digital es un “sistema de conocimiento compartido, biométrico y criptográfico” único e irrepetible. Mediante su uso la entidad financiera obtiene su huella indistinguible con el que puede dar su cara pública y llevar a cabo operaciones digitales dentro de plataformas tributarias, financieras o cualquier otra que la empresa lo amerite.

Por otra parte, el certificado Digital ayuda a los contribuyentes en:

Acceso a los sistemas de facturación electrónica
Efectuar operaciones tributarias ante el Servicios de Impuesto Interno (SII). Como, por ejemplo, consultas y declaraciones
Firmas electrónicas, de documentos digitales
Llevar a cabo actividades comerciales en otras entidades económicas

Además, existen empresas que son proveedoras de la Certificación Digital. En estos links te dejo su listado:

Acepta.com
E-CertChile (Cámara de Comercio de Santiago)
cl (ESign)
Certinet
Sovos
IDOK (BPO Advisors)
Firma Digital (TSP)
EmprendeTuPyme, tamién puedes adquirir con nosotros tu Certificado Digital. Y si tienes dudas te asesoramos en el proceso.

Si requieres de la instalación de la Certificación Digital, puedes aplicarlo de 2 maneras:

La primera, a través de la Autentificación. Y la segunda, mediante la emisión de Facturas Electrónicas.

En la primera, puede registrarse como usuario del SII aportando su RUT o como usuario en la Certificación Digital. Por consiguiente, esta modalidad depende de que quieras entrar al sistema y efectuar actividades contables y tributarias.

En la segunda, se emiten facturas electrónicas con Certificado Digital y gratuitas mediante el SII.

Por otra parte, es importante aclarar la diferencia entre Certificado Digital y Firma Electrónica.

Ambas son medios de autentificación que utiliza la empresa para su respaldo legal online en plataformas tributarias, jurídicas y de otra índole. Sin embargo, el Certificado Digital lo otorga una empresa autentificadora como una cédula de identidad para poder identificarse en el área informática.

En cambio, la Firma Electrónica son datos que están inmersos en el documento tributario o contable y que también contiene información de la Certificación Digital. Ambos, la Certificación y Firma Digital provee a la empresa, al documento y a la operación contable o tributaria certeza de su emisión e integridad electrónica.

Por cierto, en Emprendetupyme.cl te podemos ayudar con la asesoría necesaria. Consúltanos con confianza, aquí.

Beneficios de adquirir una Certificación Digital

Mediante la Certificación Digital, tú proporcionas confiabilidad a la hora de emitir facturas, notas de débito o crédito, guías de despacho y facturas exentas. Por ello, te permite efectuar las transacciones contables y tributarias bajo respaldo legal con proveedores y clientes nuevos.

En consecuencia, estos otros beneficios también los puedes aprovechar para que tu negocio utilice Certificación Digital:

Ahorras tiempo y dinero.

Evitas el malgasto de tiempo, porque realizas actividades vía digital. Por ejemplo, emitir facturas y firmar documentos. Por otra parte, ahorras dinero porque evitas pagar por papel y tinta en trámites de modo presencial ante una notaría u otra entidad financiera o comercial, e incluso dentro de tu misma empresa.

Posees respaldo legal.

La certificación digital te permite protegerte de inconvenientes legales, sanciones tributarias, ya que esta te respalda tus operaciones contables.

Provees identidad a la empresa.

Te provee una “presencia electrónica”. Tu firma es tu representación, tu huella única e irrepetible con la que tus proveedores y clientes te identificarán.

Tipos de Firmas Electrónicas o Certificados Digitales

Existen 2 tipos de Certificación Digital. Su uso depende de las necesidades y características que posea la entidad comercial.

Firma Electrónica Simple (FES)

Es un conjunto de datos electrónicos con los que la empresa puede autentificarse ante las transacciones contables y tributarias en el Servicios de Impuestos Internos (SII).

Por otra parte, esta firma electrónica va a poseer una caducidad, lo que significa que tendrás que renovarla. Su caducidad depende del plan que hayas escogido cuando optastes por adquirir este tipo de firma. Se recomienda que su renovación sea en un lapso de 3 años.

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Es aquella que se otorga bajo la certificación de un prestador acreditado. En ella se puede certificar cualquier documento privado o público a través de la modalidad digital.

Este tipo de firma la aplican tanto personas naturales como jurídicas. Además, esta firma electrónica se rige bajo este marco legal, normas técnicas y guías.

En cambio, el costo del trámite difiere según cada entidad acreditada.

Medios de Pago de la Certificación Digital

El monto del pago depende de la entidad acreditadora que hayas escogido. Por otra parte, para efectuar tus pagos, se efectúa mediante tu tarjeta de crédito, tarjeta de débito Redcompra o tarjeta de prepago (Transbank Webpay Plus).

¿Cómo realizo el trámite de las firmas electrónicas?

Si quieres efectuar el trámite donde obtendrás la Firma Electrónica, entonces sigue los siguientes pasos:

Obtén a la mano los requisitos previos de la creación de tu entidad
Ingresa a la página web de las entidades acreditadoras
Elige la empresa con la que quieres realizar los trámites de la Certificación Digital
Luego de cumplir los pasos, habrás obtenido tu Firma Electrónica

Usos de las Firmas en la Certificación Digital

Con la Certificación Digital, puedes efectuar transacciones vía online. Sin embargo, hay que estar conscientes sobre qué usos exactos se les debe aplicar.

Para saber qué usos le puedes dar a tu Certificación, haz click aquí.

Restricciones de la aplicación de la Certificación Digital

Estas restricciones se ejercen tanto para la Firma Electrónica Simple (FES) como la Avanzada (FEA).

Evitar el uso de la FES o FEA cuando la ley lo exige y exprese en claridad.

Por ejemplo, los instrumentos públicos, el mandato judicial y los formularios para la constitución, modificación o disolución de negocios ante el Registro de Empresas y Sociedades. Estos deben suscribirse con FEA del funcionario, mandante, socios o accionistas.

No se puede utilizar FES o FEA cuando otra ley lo impida.

Preguntas Frecuentes

Si tengo varias empresas, pymes o minipymes, ¿Necesito emitir un Certificado Digital por cada una de ellas?

No. Como los Certificados Digitales se emiten a personas naturales, entonces puedes realizar la inscripción a todas las empresas que poseas.

¿El SII ya dejó de emitir Certificados Digitales gratis?

Sí. Ahora bien, si quieres emitir una Certificación Digital debe acudir a la página web de las Entidades Certificadoras.

¿Qué sucede si perdí la clave de mi Certificación Digital?

Deberá acudir al sitio web de la Entidad Certificadora en la que registró su Certificado Digital. Luego, siga los pasos o cumpla con los requisitos que le soliciten para recuperar su clave.

¿Cómo saber si mi Certificado Digital quedó bien instalado?

– Revise su navegador de Internet.
– Luego, busque: Menú, Herramientas, Opciones de Internet
– Después, haz click en Pestaña contenido,
– Finalmente, botón certificado. Desde aquí, ya puedes visualizar los certificados digitales con su respectiva instalación y vigencia.

Conclusiones

El Certificado Digital y la Firma Digital no significan lo mismo.
El Certificado Digital junto con la Firma Digital acelera la gestión de los trámites tributarios y contables de tu empresa en comparación con el modo tradicional
El Servicios de Impuestos Internos (SII) ya no emite Certificados Digitales Gratis
Para obtener un Certificado Digital, debes acudir a la entidad acreditadora que te convenga. Allí te indicará qué pasos realizar o qué requisitos necesitas para tramitar tu Certificación.
El Certificado Digital permite consignar folios a documentos mercantiles
La Firma Digital Simple (FES) y la Firma Digital Avanzada (FEA) son obligatorias para trámites online ante el SII u otras entidades comerciales
Solo el Representante Legal de la empresa posee la potestad de usar el Certificado Digital
Este documento electrónico se puede transportar por medio de un correo electrónico o un pendrive
Mediante el Certificado Digital se puede emitir facturas electrónicas, firmar documentos tributarios y efectuar operaciones de Información Electrónica de Compras y Ventas (IECV)

Entre mejor se entienda el tema, más fácil será la gestión de tus trámites para emprender tu negocio en el país.

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